LA SITUATION

Bienvenue à bord!

Je voulais te souhaiter la bienvenue parmi nous. Tu vas voir, c’est une organisation pleine de défis qui t’offre la possibilité d’aller aussi loin que tu le voudras.

J’ai annoncé ta nomination hier afin que tu puisses communiquer sans crainte avec tes nouveaux employés avant de les rencontrer plus formellement lundi prochain.

Je suis désolé que tu ne puisses pas aller au bureau et que tu doives communiquer par écrit avec des gens que tu n’as jamais rencontrés, mais j’ai vraiment besoin que tu viennes à Vancouver pour rencontrer des gens, discuter de ton nouveau poste et ses nombreux défis.

Je sais que tu commences à peine dans tes fonctions, mais j'aimerais vraiment avoir ton plan pour améliorer l'efficacité et réduire les dépenses drastiquement, et ce, le plus tôt possible. Cette année, nous voulons aussi mettre l'accent sur la qualité de nos relations avec les clients. Nous pourrons en discuter lorsque nous nous rencontrerons plus tard aujourd'hui.

Au plaisir de travailler ensemble!

P.S. Mon épouse et moi aimerions t’inviter pour souper jeudi soir à 19 h. J’ai l’intention également d’inviter d’autres personnes de l’équipe Argon. Laisse-moi savoir si tu peux venir avant que j’en parle aux autres.

Arthur
Vice-président (Argon Corporation)

Bonjour, bienvenue chez ABC! Je suis votre nouvelle adjointe. C’est mon premier emploi à temps plein et j’ai hâte de vous rencontrer. Tout le monde a été si correct avec moi depuis mon arrivée, il y a 5 mois.

Y a-t-il quelque chose que je puisse faire pour vous avant votre arrivée lundi ? Comme vous le verrez par tous les courriels dans votre boîte de réception, vous avez du pain sur la planche!

Vous trouverez les courriels qui vous ont été envoyés depuis votre nomination ainsi que les messages envoyés à votre prédécesseur, Gerry Marchand, qui n'ont pas été traités et que je vous ai transmis directement.

Je vous invite à consulter notre organigramme qui vous permettra de vous familiariser rapidement avec les noms et les postes de chacun. Cela vous aidera à mieux répondre aux demandes urgentes.

M. Leroy de Vancouver a appelé pour vous aviser qu'il vous rencontrera à l'aéroport lors de votre arrivée demain. Il a également demandé si vous pouviez lui rapporter du sirop d'érable.

Monsieur Marchand avait planifié d’inviter une firme de décorateurs pour refaire le bureau. Il avait l’habitude d’appeler ça un « dépotoir ». Bref, la firme de décoration a téléphoné chaque semaine depuis et j’ai pensé les laisser venir mardi prochain à 10 h pour vous expliquer leurs idées. Ils ont dit qu’ils n’avaient besoin que de quelques heures. Je suis certaine que vous voudrez commencer avec de beaux et nouveaux meubles de bureau.

Faites-moi savoir si vous avez besoin de quoi que ce soit. Voici mon téléphone cellulaire au cas où vous en avez besoin.
514-753-9521.

À lundi!
Marie
Adjointe administrative

Bonjour patron,

Carol Duval du Salon du Meuble canadien vient d'appeler. Elle aimerait vous rencontrer le jeudi soir, le 10 septembre à Vancouver pour discuter de votre éventuelle participation. Cela peut être une excellente occasion d'affaires pour nous. Voulez-vous que je lui confirme un rendez-vous?

Marie

Bonjour à nouveau... J'ai pensé que vous vouliez savoir que Mike Teller, le représentant syndical, est arrivé ici en coup de vent, demandant à vous voir à la première heure demain. J’ai expliqué que vous seriez à l’extérieur jusqu’à lundi mais il a insisté et a dit qu'il veut que vous l'appeliez sur son téléphone cellulaire de l'aéroport, demain matin. Son numéro est 514-987-6543.

Je me demande qu’est-ce que c’est que toute cette histoire.

Y a-t-il quelque chose que je puisse faire?

P.S. J’ai dit à Mike qu’il n’avait pas de raison de m’engueuler ☹

Marie

Bonjour,

Je voulais être le premier à vous souhaiter la bienvenue. Vous verrez que c'est un excellent endroit pour travailler. Les gens se soutiennent vraiment les uns les autres ici.

J'aimerais soumettre à votre approbation une demande provenant de Bob Pirelli, superviseur comptes à payer. Ce dernier croit qu'il lui serait utile d'assister à un cours d'une durée de 3 jours portant sur les systèmes d'information de gestion (Management Information System). Ce cours débute le 14 septembre. Je crois que cette formation lui serait utile dans son travail.

Nous n'avons pas de difficulté présentement avec la préparation des rapports financiers, mais il y a toujours place à l’amélioration. Les frais d'inscription au cours se chiffrent à 3 500 $ sans compter les frais de nourriture, de logement et les dépenses diverses. Bien que ce soit une politique de la compagnie d'éviter la participation à des cours aussi dispendieux, je crois que, pour cette fois, cela en vaudrait la peine.

Apparemment, il y a une limite dans le nombre de places disponibles et Bob doit fournir une réponse demain au plus tard s'il veut être en mesure d'y participer. Serait-il possible de me communiquer votre décision avant votre départ pour Vancouver?

Roger Cartier
Directeur de finances

Re-Bonjour!

Notre représentante des ventes pour la région des Maritimes, Stephany Kelly, a avisé Phil Arnold tout dernièrement que notre plus gros client à St-Jean, Nouveau-Brunswick, lui a fait une demande dans le but d'obtenir les droits exclusifs de distribution de nos produits pour la région des Maritimes.

Présentement, l'ensemble des provinces maritimes ne représente que 8,3 % de notre volume de vente. Bien que nous n'ayons jamais cédé de droits exclusifs, je crois que dans ce cas-ci, on pourrait envisager de le faire. Apparemment, le client en question a laissé entendre à Stéphanie qu'il laisserait tomber la vente de nos lignes de produits s'il n'obtient pas ces droits exclusifs pour les Maritimes.

Bien que cela signifie couper les ponts avec certains de nos vieux clients pour les Maritimes, je crois que nous devrions lui accorder ces droits. À cet effet, j'ai mis à l'agenda une réunion avec nos gens des Maritimes, lundi prochain le 14 septembre à 8 h 30 ici même. Vous sera-t-il possible de participer à cette réunion?

Éric Samson
Directeur des opérations

Bonjour,

Tel que vous le savez peut-être, le souper mensuel de l'Association se tiendra mercredi prochain le 16 septembre, à l'Auberge des Gouverneurs. Pour cette occasion, nous avions demandé à Gérard Marchand de parler aux membres de l'industrie du meuble pour enfants. Cependant, j'ai reçu dernièrement un appel de Gérard qui tenait à s'excuser de ne pouvoir participer à ce souper et qui me suggérait de faire appel à vous, en tant que son successeur pour nous entretenir sur ce sujet.

Il n'est pas nécessaire que votre présentation touche à tous les aspects de cette industrie. Je suis certain que nos membres seraient tout à fait satisfaits de pouvoir discuter avec vous des tendances et conditions du marché dans ce secteur d'activité. Normalement, notre invité fait une présentation d'une quinzaine de minutes et répond à quelques questions de l'audience.

Je suis désolé de devoir vous placer face à des échéances si rapprochées, mais si vous croyez ne pouvoir participer à ce souper-causerie, il nous faudra utiliser une formule de rechange. Vous serait-il possible de me fournir votre réponse au plus tard mercredi le 9 septembre?

Je vous remercie et j'espère avoir l'occasion de vous rencontrer bientôt.

Respectueusement vôtre,

John Damien, Président
Association des Manufacturiers de Meubles du Québec
514-852-9876

Bonjour et bienvenue à bord.

Serait-il possible de se rencontrer rapidement pour discuter du moment le plus approprié pour distribuer les bonis des gens de ma section? Le plan d'allocation des bonis a déjà été discuté en détail avec Gérard et il a donné son approbation au plan que je lui ai soumis il y a deux semaines.

Les montants décidés avaient déjà été budgétés. Ainsi, cela n'affecte en rien la planification budgétaire de cette année.

En outre, à titre d'information, nous avons eu certaines difficultés avec les rapports que produit le service d'analyse des données. Non seulement y a-t-il des erreurs dans les rapports, mais, de plus, nous les recevons en retard et leur distribution ne me semble pas suffisamment contrôlée. J’en ai discuté avec Roger à quelques reprises et il ne semble pas comprendre!

En passant, bienvenue à bord! Je suis disponible pour toute question que ce soit. Mon numéro de téléphone cellulaire est le 514-521-2327.

Bonne journée!

Eric Samson
Directeur des opérations

Gerry, à toi de t’occuper d’elle. Ce n’est pas le temps de la perdre.

Arthur

Tout d'abord, je tiens à te féliciter de ta récente promotion. J'ai entendu dire que tu venais au siège social au cours de la semaine prochaine, et je me demandais si tu serais en mesure de me donner quelques détails sur les types de couvertures fournies par les polices d'assurance actuelles pour ABC.

Je suis sûr que tu es très occupé. Il me semble que la solution la plus simple serait d'apporter les polices, avec tes commentaires, afin que nous puissions les regarder ensemble.

Au plaisir!

Paul

Paul Hamilton
Contrôleur
Argon Corporation
(604) 987-4563 #230

Cher monsieur,

Je voudrais, par la présente, vous féliciter pour la qualité des produits que vos ateliers fabriquent. Lors de la naissance de notre deuxième enfant, nous avons dû renouveler certaines pièces de mobilier de la chambre des enfants et, notamment, nous avons dû nous procurer une nouvelle chaise haute, la première n'ayant pas tenu le coup. À cause du prix de votre produit, nous avons hésité à acheter votre article, mais certains de nos amis nous ont recommandé cet achat et je dois avouer que je n'en regrette rien.

Depuis, nous avons eu deux autres enfants et nous continuons à utiliser la même chaise haute qui n'a rien perdu de sa solidité. Elle est très fonctionnelle, facile de rangement et vous avez su allier l'esthétique du bois à un mécanisme souple et efficace qui assure une bonne sécurité à un enfant turbulent.

Je dois vous avouer que je vous ai fait une bonne publicité dans mon entourage. Presque tous nos meubles d'enfants proviennent de vos ateliers. Chaque article présente la même qualité qui ne se dément pas d'année en année.

Je vous en remercie et vous encourage à continuer dans ce sens.

Bien à vous,

Dan Lambert
(514) 123-4567

Gerry, je crois qu'il faut que tu sois au courant d'un incident survenu hier à l'usine. Un employé nouvellement embauché, Léonard Baskin, a eu une discussion orageuse avec le contremaître général, Albert Davinport.

Apparemment, Albert s'est informé auprès de Bastien de la nature de ses absences au cours de la semaine précédente. Bastien s'est fâché et lui a dit de se mêler de ses affaires. Davinport lui a dit que, justement, c'était de ses affaires et, à ce moment, il semble que Bastien ait bousculé Davinport et lui ait dit d'aller au diable. Albert l'a congédié sur-le-champ et lui a dit de quitter l'usine.

Je crois que l'intervention d'Albert était justifiée étant donné la nature de l'incident. Cependant, Baskin s'est plaint auprès du représentant du syndicat quant à la sévérité de la punition. Mike Teller, le représentant du syndicat, est d'accord avec lui et il entend bien le défendre. Il faudra qu’on s’en parle!

En passant, j’attends toujours ton approbation pour mes vacances annuelles en Floride du 21 au 28 septembre.

Simon

Simon Murray
Directeur de la production

Cher monsieur Marchand,

Il ne m'est pas souvent arrivé de vous écrire, mais cette fois, j'ai bien peur qu'il me faille me plaindre avec véhémence des délais apportés à la livraison de vos nouveaux modèles de meubles pour chambre de bébé au fini « Masonite blanc mat ».

Je dois vous avouer que ce type de fini est en grande demande présentement. J'ai reçu, l'an dernier, une lettre de Monsieur Arnold, votre directeur des ventes, qui m'assurait à cette époque que je recevrais des meubles de démonstration pour la fin octobre et qu'un stock suffisant serait disponible aux alentours de Noël. Et bien, rien de tout cela ne s'est produit. À maintes reprises, je lui ai fait part de cette situation, mais je n'obtiens toujours que des réponses évasives.

Cela m'amène à vous présenter un autre problème. Dernièrement, j'ai reçu une lettre d'un de mes bons clients (voir courriel ici-bas) qui se montre plus qu'exaspéré des délais encourus pour le remplacement d'une pièce de mobilier défectueuse.

J'ai déjà reçu diverses plaintes de cette nature et je me suis toujours montré compréhensif au sujet des délais. Cependant, il me semble que vous faites preuve d'un certain manque de responsabilité envers vos clients. J'ai discuté de ce problème avec votre représentant local Ronald Fleming et, bien qu'il m'ait promis d'y voir, je n'ai plus entendu parler de lui. J'ai besoin qu'on me garantisse un meilleur service.

Votre compétiteur m'assure qu'il pourrait réagir à mes demandes dans des délais inférieurs à trois semaines. Bien que je préfère faire affaire avec une compagnie purement québécoise, si je n'obtiens pas satisfaction dans les plus brefs délais, j'irai ailleurs.

Je m'attends à une réponse rapide.

Claude Vincent, Président
Vincent’s Plaza
(514) 851-9654

Monsieur Marchand,

Serait-il possible de vous rencontrer mercredi prochain? J'aurais quelque chose de très important à discuter avec vous.

Auriez-vous l'obligeance de me faire savoir à quel moment vous seriez disponible?

Merci à l'avance,

Vince
Superviseur des ventes
Ontario (Région 2)
416-357-9512

Salut Phil,

Le temps moyen pour nous de recevoir le paiement sur nos comptes à recevoir pour la région des Maritimes est maintenant 46 jours. Après une analyse de la situation, nous pensons que certains de nos petits détaillants ne paient pas assez rapidement. Dans d'autres régions, les paiements sont reçus dans les délais normaux.

Serait-il possible pour le superviseur de cette région, Stephany Kelly, de mettre un peu de pression sur ces détaillants en souffrance afin que l'entreprise soit payée plus rapidement? L'équipe de Denise Fournier peut faire de leur mieux, mais je pense qu'un peu d'aide supplémentaire ne fera pas de tort.

J

Jacques St-Jean
Contrôleur
(514) 234-5678

Bon matin Gerry,

J'arriverai de Vancouver sur le vol 303, mercredi le 10 septembre. Je suis en vacances pour trois jours. J'aimerais visiter les installations des ABC si possible. J'attends ta réponse.

Merci!

Paul Marshall
Vice-Président Exécutif, Argon Corporation
(604) 987-4563 #292

Bonjour boss,

La réceptionniste, Aline Simon, a donné naissance tout dernièrement à un garçon. Nous avons organisé une collecte pour lui envoyer une carte et quelques fleurs. J’aimerais savoir si vous désirez participer. 5 dollars me sembleraient suffisants.

Marie

Gerry, étant donné le montant extraordinaire du rapport de dépenses ci-joint, j'aimerais le soumettre à ton approbation.

De plus, j'aimerais que tu approuves la facture ci-jointe au montant de 18 454 $. Il y a trois semaines, le département de la production a acheté un stock, du même item, qui devait suffire pour deux mois!

Roger

Roger Carter
Directeur de finances

Cher monsieur,

À deux reprises, nous nous sommes rendus au département de monsieur Davinport, votre contremaître général, pour procéder à l'inspection du câblage électrique de vos nouvelles installations. Dans les deux cas, on nous a priés d'attendre et après une attente prolongée, on nous a demandé s'il était possible de remettre cette inspection à une date ultérieure. Nous n'avons reçu aucune explication pour ces délais. J'ai personnellement tenté d'entrer en contact avec monsieur Davinport, mais il n'a jamais retourné mes appels.

Je suis convaincu que vous reconnaîtrez l'importance de cette inspection et je suis certain que vous comprendrez qu'il nous est impossible de perdre autant de temps à chaque inspection qui nous est assignée.

Si vous n'avez aucune objection, mon collègue François Blais et moi-même, irons vous rencontrer mardi prochain, à 14 heures. Cette inspection devrait durer environ une heure trente.

Nous nous attendons à une collaboration totale cette fois-ci.

Bien à vous,

Carl Diggers
Inspecteur municipal
Service des permis et inspections
Ville de Montréal
514-456-9874

Gerry,

J’ai été élue pour prendre charge de l’organisation matérielle du Party de Noël pour la compagnie. Je sais qu’il me reste encore suffisamment de temps, mais je crois qu’il est préférable qu’on s’y prenne le plus tôt possible. J’aimerais que vous me donniez des réponses aux deux questions suivantes :

• Serait-il possible d’utiliser le bureau central pour le Party?
• À quel montant devrait se chiffrer la contribution de la compagnie pour la nourriture et la boisson?

Vous serait-il possible de me fournir une réponse le plus tôt possible?

Merci!

Denise

Superviseur, comptes à recevoir

Cher monsieur Marchand,

Seriez-vous intéressé à parrainer une équipe de hockey pee-wee cette année? Au cours des années passées, plusieurs compagnies de la région ont annoncé leurs produits ou leurs services de cette façon et la plupart semblent d'accord pour affirmer que ce fut un moyen efficace pour maintenir une bonne image publique.

Les coûts que cela entraîne ne sont pas fixes, mais une commandite complète est de l'ordre de 1 000 $. La plus grande partie de cette somme sert à l'achat d'équipement tel que bâtons, chandails, etc.

Pour de plus amples détails, veuillez entrer en contact avec moi au 514-381-8721 (bureau) ou au 450-583-3189 (domicile). Nous attendons une réponse de votre part le plus tôt possible.

Bien à vous,

Richard Taylor

Ligue pee-wee
Association municipale de hockey mineur

514-356-9851